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物业管理组织提示

在这篇文章中,我’M将深入潜入办公室的物理组织。 

在我到达那里,我想确保你理解为什么组织是一个繁荣的物业管理公司和一个挣扎的房东之间的区别。

 

为什么组织对您的物业管理业务至关重要

 

独立

当你r 业务被妥善组织 你获得独立性。您有能力离开贵公司几周才能度假。了解工作时间的能力,了解一切都处于控制状态。

拥有有组织的业务使您能够缓解压力和焦虑,因为您知道根据计划处理每种情况。

你 won’T需要担心所有租户是否会符合您的筛选标准。

你 won’需要担心这种修复是否得到了处理。

你 won’t need to wonder “我有没有打电话给铅回来?”

当一切都组织时,你’LL很少觉得不堪重负。

没有组织,您的业务增长有限。

那里’只有这么多的属性,您只能管理,只有这么多的增长,您只能处理,只有这么多的收入。

本指南将教您准确地教授组织。

I’M将通过如何将您的头部和软件从您的头部和软件中获取所有想法。

法律

无论你是哪个国家’RE位于,您的政府要求您纳税。为了了解您欠税多少钱,您需要财务报告,这意味着准确的盈利和损失声明。

提交税收

净收入

组织允许您更有利可图。通过正确记录让您保持’能够确切地知道什么’S制作贵公司的投资回报和您’浪费钱。你’LL能够设置适当的预算,利用税务计划,为您的客户准备详细的报告,更重要。

当你’重新知道什么’你赚钱,你’LL准确知道您的物业管理公司如何表演。

当你’修复您的物业管理公司记住这些原因。

一旦您’在贵公司中设置流程,组织业务将变得更加容易。

这将允许您花时间增长您的业务而不是在您的业务中工作。

所以让’s get into it.

以下是您组织的物业管理公司所需的正是所需的。

9项目您的物业管理公司需要更好的组织

不管你 work from home or have a company with hundreds of employees, you absolutely need an office.

你r office can be a 2nd bedroom in your house, an area in your living room, or in your garage (don’低估车库办公室的力量!)。

诚实地没有’t matter where it’s位于,但您绝对需要一个特定的位置,您可以妥善保留您的物业管理公司。

如果你 don’你有一个特定的办公空间’LL努力让贵公司组织。

物业管理办公室

1.文件柜

虽然世界正在移动数字化,但仍有一大吨文书工作,涉及运营物业管理公司。

你’重新需要文件柜以确保保留与您管理的租赁属性相关的所有文档。

请记住,您可以访问有关您的客户的特权信息(所有者和租户)。它’为您保证此信息安全的至关重要。因此,请确保使用锁购买文件柜以防止盗窃。

你’LL还需要文件夹以保留每个租赁属性的信息组织。你’LL希望以下每个类别的单独文件夹:

  • 保险信息
  • 购买文件
  • 每月财务报告
  • 银行对账单
  • 发票和收据
  • 租客投诉
  • 维护记录
  • 杂项信息

通过使用此系统,每个租赁属性将具有自己的文件夹文件,这将允许轻松访问信息。

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如果你 need records of tenant complaints about the rental located at 24 Sunset Drive, you’LL确切地知道在哪里看。

通过使这设置得出 开始您的物业管理业务, 你’当机会出现时,LL能够处理更大的租赁物业。

Pro提示:只要有可能,您应该扫描硬拷贝文件并以数字格式制作备份副本。如果文件被放置,这将为您节省大量的压力。

2.台式托盘

你r desk tray should serve as a place that contains anything that is in need of immediate attention.

在日常运营中,您’LL接收数十块邮件,电话,电子邮件等。如果你试图记住那里的一切’s no doubt you’ll变得极其不堪重负。

杂乱物业经理桌

使用桌面托盘收集贵公司的一切,以便在不久的将来需要您的注意。一旦您’ve与该项目处理,确保它’s归档在您的文件柜中。

3.钥匙盒

如果你 plan to run a successful property management company, you better have a good system for keeping track of the keys.

想象一下,要求你的一个客户让他们知道你可以’T找到租金属性的钥匙。你赢了的好机会’对于管理该财产很长。

获取一个安全的键盒,您可以在其中存储每个租赁属性的键。将关键框保留在您的办公室中的中心位置,您的所有物业经理可以访问。

一定要标记每个键,以便您知道它所属的属性,但公司以外的人永远不会知道。

不要在键上写下地址。如果是关键’s lost you’我很高兴知道发现它没有的陌生人’知道它属于哪个地址。

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4.谷歌驱动器

我们生活在一个数字世界。你’LL不断有形式,文件和发票以数字方式发送给您。所以,你需要一个数字存储盒。

谷歌驱动器 是保留所有数字文件的好地方。什么’很棒的谷歌驱动器是您还可以允许贵公司的其他成员访问文件。

类似于您的备用内阁,您的Google Drive应安排到各种类别的文件夹中。

你’ll希望有以下文件夹:

  • 标准作业程序
  • 发票
  • 保险文件
  • 签订合同
  • 预先格式化的形式
  • 杂项信息

通过具有数字存储框,所有团队成员都可以随时访问这些文件’re located.

如果你r employee is out showing a property but can’记住申请人标准,他们可以通过Google Drive轻松访问此信息。

通过使用此设置,它将允许您更轻松地扩展您的物业管理公司。

5.纸币支付系统

随着贵公司的增长,你’ll管理很多属性。你’LL需要一个适当的系统,以跟踪所有需要支付的账单以及它们的所有财产’re associated with.

理想情况下,您应该在适用员工可以访问它的中心地点中跟踪此信息。我们喜欢在我们公司使用Google Drive。

使用Google Sheets您可以为每个属性和相关账单创建电子表格。然后,您可以与业主分享对此电子表格的访问权限,以及负责处理账单的适用员工。

在您的电子表格上,您应该跟踪所有需要支付的账单,并在支付账单后您检查一列。您还应该有一列用于支付账单的账号和日期。

6.租户联系信息

不管你’重新管理50门或1500门’重要的是你保留所有租户的目录’姓名,电子邮件,电话号码,地址和合同。

我们再次建议使用Google纸张来执行此操作。这将允许您在您时访问信息’重新开始。它还允许您的员工从当天的任何地方访问这些信息。如果他们需要去参观一个财产,他们可以快速提取租户联系信息电子表格,并找出居住在该物业中的租户的名称。

7.专用公司电子邮件地址

这可能听起来像是一个基本功能,但我们看到这么多人混合他们的个人和商业电子邮件地址。如果您想像高效的业务运行您的物业管理公司’重要的是,您可以将您的个人电子邮件保留与您的商业电子邮件分开。

通过拥有专用的电子邮件地址,您aren’T绑定到您的商业电子邮件。在夜晚的所有时间检查电子邮件时’在度假,或出去吃饭 ’健康或富有成效。如果您想长大您的物业管理公司,您的时间管理技能非常重要。

78%的人经常在一天中检查他们的电子邮件。想想每周丢失多少小时来检查您的电子邮件。它需要你的大脑15分钟才能进入任何深切的工作状态。你’每次暂停检查您的电子邮件时,重新将要重新启动这15分钟。

如果有些东西非常重要,他们’ll call you!

8.物业管理软件

如果你’只有管​​理一些门,您可以使用简单的电子表格系统。但是你’重新计划成长贵公司!

如果你’重新管理大量属性,您需要一个适当的软件来跟踪租金,维护问题,应用程序等。

那里 are a number of 物业管理软件公司可供选择。如果你’只希望开始使用物业管理软件, 阅读这篇文章。

9.物业管理网站

一个 有效的物业管理网站 任何公司都对其成长和剩余组织的任何公司都是必需品。

您的网站可用于获取租赁应用程序,展示房地产列表,为您的业务提供潜在客户,回答租赁业主的常见问题解答,还有更多。

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