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Google-Apps-物业 - 管理

物业管理业务非常苛刻。从租户,业主,同事,到维护技术人员,有人一直试图抓住你。

保持所有组织的一切对于成功至关重要。如果您不断多任务,并且始终可以随时,请在arsenal中包含技术工具是一个很好的解决方案。

谷歌应用程序套房包括Google Drive,Google Doc,Google Shoto,Google日历,Gmail,Google会议和Google表单等工具,可以帮助您运行高效的物业管理公司。

运行一个高效的公司和建筑物 标准作业程序 将为您轻松管理数千个属性的能力。

出于这个原因,我们决定写一篇文章,通过所有可以由您公司使用的Google Apps优惠的所有工具。 

Google App,您应该为您的物业管理公司使用

 

1. Gmail.

不言而喻,电子邮件是您公司的绝对必需品。您需要一个可靠的电子邮件提供商与所有者,租户和供应商进行通信。

Gmail在成本,便利性和集成等领域引导其其余的电子邮件应用程序包。它配备了大量的灵活性和储存。

 

以下是使用Gmail的其他优势:

  • 有能力 整合 用谷歌环聊。

Google Hoogouts是谷歌的视频应用工具。它’S非常类似于Skype,可用于视频会议和屏幕共享。它有助于举办组织组通信。

  • 易于设置一个 专业的 电子邮件地址。

您可以设置专业的电子邮件地址,为您的物业管理业务创造一个很大的印象。您可以使用自己的域名,而不是通用'@ gmail.com'。专业电子邮件地址少于5美元/月的费用,并为贵公司添加信誉。 

  • 这是很 安全的.

就电子邮件服务而言,谷歌电子邮件系统的安全性是市场上最好的安全性。该平台具有双因素认证过程以及强烈的防病毒扫描,以帮助保护您的帐户。

 

2.谷歌日历

Google日历可以帮助您提高物业管理业务的沟通和效率。

Google-Calendar-Property-Management

 

以下是Google日历的一些好处:

  • 它很容易 同步 Google日历与Microsoft Outlook,Apple Ical和其他类似程序。
  • 提醒 可以设置事件,然后发短信或通过电子邮件发送给您。
  • Google日历可用于发送会议 邀请.
  • 您可以使用Google日历 跟踪 会议,约会,生日等。

 

3.谷歌驱动器

这相当于Dropbox,是我们最喜欢的Google Apps的功能之一。通过将所有物业管理文件存储在Google Drive上,您可以随时随地使用它们。

使用Internet访问的任何位置访问Google Drive的能力非常有价值。如果一名工作人员出示了展示财产,但可以’记住申请人标准,他们可以通过Google Drive轻松访问此信息。

以下是使用Google Drive的一些好处:

  • 的能力 备份文件.

为您的物业管理公司维护适当的文件管理系统可以节省您的时间并帮助您保持公司组织。您可以在Google Drive上存储所有标准表格,以便快速轻松访问。

  • 它有一个 搜索功能.

Google Drive具有高效的内置搜索引擎。它允许您根据各种指标搜索。例如,您可以由所有者,by关键字或文件类型搜索。

除了搜索功能外,Google Drive还具有光学字符识别技术。这可以帮助您查找某人或某事。

  • 它为您提供了能力 打开编辑 documents.

从Adobe Suite文件到电子表格和Microsoft文档,Google Drive为您提供了打开任何文件类型的能力。

 

4. Google Docs.

Google文档是Google Apps的一部分。提供便利,相当大的存储,轻松免受移动设备和计算机的进入。

谷歌文档

 

这些是使用Google Docs为您的物业管理公司使用Google文档的好处:

  • 能够去 移动的.

Google Docs可在GO上获得。它有iPhone和Android都有应用程序。

  • 存放你的工作 .

使用Google文档,您的工作实时不断更新并保存到云端。您永远不必担心停电擦除所有进度。您’LL还具有多个员工同时访问文件的能力。

  • 有能力 合作 with remote workers.

这是Google文档的最佳功能之一。它为您提供了与远程员工和同事一起共享文档的能力。它甚至向您展示了通过颜色编码功能的每个编辑负责。如果你’re planning on 雇用虚拟助手,这是一个很好的使用工具。

 

5. Google纸张

您可以使用电子表格来更好地管理您的属性。 Google Sheets提供了一个 模板画廊,您可以在那里搜索首选模板。

Google-Sheets-物业 - 管理

就像Google Apps Suite中的其他人一样,Google Sheets免费无需安装。要访问Google Sheets,您需要的只是一个Web浏览器,Google帐户和Internet连接。

 

以下是Google纸张作为物业经理的一些好处:

  • 常见的 格式化选项 are available.

您可以以任何方式改进电子表格的外观。您可以更改字体大小和样式,应用数字格式,并将颜色更改为您喜欢的颜色。

  • 公式 可以创建以执行自动计算。

就像在Excel中一样,您可以创建公式以执行计算。此外,还可以使用广泛的内置功能列表。如果你’RE目前在贵公司中使用Excel表’是时候将切换到Google纸张的时间。 

  • 您可以访问Google Sheets 离线.

以前,脱机编辑仅适用于Google幻灯片和Google文档。但现在,此功能也已添加到Google Sheets中。

 

6.谷歌相遇

在创造成功和积极的财产所有者的关键原则中,财产经理关系是适当的沟通。沟通可以是电话交谈的形式,在线讨论或在线会议。

Google会议使在线讨论管理和调度非常容易。要使用它,您必须先拥有G套件帐户。基本的G套件账户每年达到50美元。

使用Google的好处:

  • 的能力 记录会议 并将它们保存在Google Drive上。
  • 加入会议 直接从会议室,通过您的移动设备或台式计算机。
  • 减少成本 旅行,因为你有能力进行视频通话。
  • 连接 与您的团队从任何地方。

 

7.谷歌表格

谷歌表格有能力创建调查。您可以使用租户调查来评估您的租户租赁物业,维护,客户服务,设施,社区,社区,社区和管理的感知和经验。

通过询问和倾听您的租户的反馈,您将能够提高租户保留,评估人才绩效,提高竞争地位,增加占用。

谷歌 - 表格 - 客户 - 满意度调查

 

以下是使用Google表单的一些好处:

  • 谷歌表格可能是唯一的 免费投票机软件 支持逻辑分支。逻辑分支允许您根据先前的答案创建不同的问题集。
  • Google表单支持各种问题类型,包括 规模网格.
  • 您可以选择获取电子邮件 通知 由于租户用他们的回复填写谷歌表格。
  • 使用Google文档创建的表单是 移动友好,所以您的租户可以从手机浏览器中发送他们的回复。

通过将Google Apps合并到您的物业管理公司’S标准操作程序,您将能够实现效率,质量输出和性能均匀性。

此外,作为物业经理,您将能够保持组织。良好的组织技能将为您节省时间和不便。

 

Google Apps可以帮助您保持组织的重要文件

手机手机 - 平板电脑台书纸

商业文件

  • 法律文件和记录
  • 员工记录
  • 审计记录
  • 纳税申报表和支持税务文件
  • 保险文件
  • 商业许可证和许可证

您添加到Google Drive的文件存储在安全数据中心的服务器上。在从计算机传输期间,您存储的数据存储在Google期间 - 虽然它位于Google Drive Server上。

财务记录

  • 保证金退款和扣除记录
  • 订单
  • 发票和收据
  • 个人资金分类帐
  • 租户和所有者分类员
  • 银行对账单

供应商文件

  • 付款记录
  • 发票和收据
  • 电子邮件和通信
  • 供应商合同
  • 供应商筛选文件

属性文件

  • 物业维护的发票和收据
  • 与物业维护和财产损失相关的照片
  • 营销信息和物业照片
  • 保险条例
  • 检查记录和维护更新
  • 房地产行动和抵押贷款信息如果适用

所有者文件

  • 所有电子邮件和与所有者的对应
  • 使用所有者资金的所有者租金和付款
  • 管理费用付款记录
  • 主经理协议

租户文件

  • 入住检查和搬出检验文书工作
  • 安全存款,保证金退款以及任何扣除的逐项清单
  • 关于批准或拒绝租赁申请的对应
  • 租金付款记录
  • 物业维护通知

 

最终,谷歌应用程序可以节省金钱,时间和麻烦。通过提高效率,您将能够构建使您能够管理数千个属性的进程。

除Google Apps外,确保您的物业管理公司具有有效的标准操作流程。这些流程将帮助您扩展业务。